Mitarbeiterbefragung erfolgreich durchführen und auswerten

Wie kommen Führungsarbeit, Personalmanagement und Unternehmenskultur bei Ihrer Belegschaft an? Wie steht es um Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung? Wer sich ein aktuelles Bild der Stimmungslage im eigenen Unternehmen machen möchte, nutzt dafür am besten eine Mitarbeiterumfrage. Wie Sie einen adäquaten Fragebogen erstellen, die Ergebnisse auswerten und Folgeprozesse anstoßen, erfahren Sie in diesem Ratgeber. Nutzen Sie auch unser Mitarbeiterbefragungs-Muster!

• Was ist eine Mitarbeiterbefragung?
• Welche Arten der Mitarbeiterbefragung gibt es?
• Warum ist eine Mitarbeiterbefragung sinnvoll und wichtig?
• Mitarbeiterbefragung durchführen in 3 Schritten
• Fazit

Bei Mitarbeiterbefragungen werden die Angestellten zu ihrer Einschätzung der aktuellen Situation innerhalb des Unternehmens befragt. Thematisch kann es dabei um ganz Unterschiedliches gehen, beispielsweise um: 

• Unternehmenskultur, 

• Zufriedenheit am Arbeitsplatz, 

• Führungsverhalten, 

• Zusammenarbeit im Team, 

• interne Kommunikation,  

• Gehalt und Entlohnung, 

• Arbeitszeiten, 

• neue Systeme und Tools, 

• Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen, 

• Probleme und Defizite. 

Nach der Befragung erfolgt eine Auswertung der Ergebnisse. Die Befunde können zielorientiert genutzt werden, um Krisenherde aufzudecken und zu eliminieren, die Mitarbeiterbindung zu erhöhen oder um interne Abläufe (organisatorisch, strategisch) zu optimieren.

Je nachdem, welches Ziel Sie verfolgen und welche personellen und finanziellen Ressourcen Ihnen zur Verfügung stehen, können verschiedene Formen der Mitarbeiterbefragung zum Einsatz kommen: 

Intern: Hat die Personalabteilung genügend Zeit und Know-how und weiß, wie eine Befragung datenschutzkonform durchgeführt und gewinnbringend ausgewertet wird, spricht nichts gegen eine interne Lösung. Kosten und Aufwand sind dabei gering. 

Extern: HR ist bereits voll ausgelastet? Dann können Mitarbeiterbefragungen nach außen gegeben werden. Das kostet zwar, dafür kaufen Sie fachliche Expertise und eine rasche Umsetzung ein. Die meisten Mitarbeitenden vertrauen einem externen Dienstleister mehr, was das Thema Anonymität angeht.  

Puls-Befragung: Wenn Sie zeitnah Feedback zu einem ganz bestimmten Thema möchten, starten Sie am besten eine Pulsumfrage. Diese können Sie jederzeit zwischenschieben oder auch regelmäßig – z. B. monatlich – durchführen. Die Pulsbefragung beinhaltet nur wenige Fragen, legt den Schwerpunkt auf ein ganz konkretes Themenfeld wie Work-Life-Balance und liefert rasch umsetzbare Erkenntnisse.

Mitarbeiterbefragungen sind ein effektives HR-Instrument, um Angestellte zu verschiedenen Themenfeldern zu befragen: 

• Fragebogen Mitarbeiterzufriedenheit: Hier geht es um die grundsätzliche Zufriedenheit mit dem Unternehmen, aber auch um Themen wie Onboarding, Gehalt, Work-Life-Balance oder konkrete Kritikpunkte. Nutzen Sie hierzu unser Muster Mitarbeiterbefragung zum kostenlosen Download. 

• Fragebogen Unternehmenskultur: Fragen zur Employee Experience, zu Werten und der Vision des Unternehmens (und, ob diese verinnerlicht und gelebt werden), zur Bindung ans Unternehmen und zu Beziehungen zum eigenen Team, zu Vorgesetzten und anderen Abteilungen stehen hier im Mittelpunkt.  

• Fragebogen Mitarbeiterengagement: Mit passgenauen Fragen lässt sich herausfinden, wie es um die Motivation der Angestellten bestellt ist: Wie steht es um die Kompetenz der Mitarbeitenden und ihre konkrete Tätigkeit? Welches Entwicklungspotenzial haben sie und wo möchten sie hin? 

• 360-Grad-Feedback: Wer mehr über die Führungsriege herausfinden möchte, kann die Leistung von Vorgesetzten und Führungskräften aus unterschiedlichen Perspektiven beleuchten lassen – durch die Geschäftsleitung, durch Teammitglieder und Kolleg:innen oder auch durch Kunden. Das 360-Grad-Feedback kann eine Grundlage zur Persönlichkeitsentwicklung bzw. Personalentwicklung bilden.

Viele Unternehmen nutzen Mitarbeiterbefragungen, um den Status Quo besser einschätzen zu können. Wenn Befragungen korrekt durchgeführt werden, bringen sie zahlreiche Vorteile: 

• Direktes Feedback der Angestellten liefert relevante Unternehmensdaten. 

• Schwachpunkte und Stärken innerhalb des Unternehmens werden aufgedeckt. 

• Die Kommunikation zwischen verschiedenen Unternehmensebenen wird gestärkt. 

• Die Mitarbeitenden werden in Änderungsprozesse eingebunden, was Motivation und Bindung festigt. 

Dass das Personalinstrument der Mitarbeiterbefragung relevant und wichtig ist, untermauert auch eine Studie das Marktforschungsinstitut smart insights aus dem Jahr 2023: Hier geben 60 % der Befragten an, in ihrem Unternehmen Mitarbeiterumfragen durchzuführen. 24 % bekunden grundsätzliches Interesse daran und nur 11 % der befragten Unternehmen verzichten komplett auf die Befragung von Mitarbeitenden. Eine große Mehrheit der Befragungsteilnehmenden (73 %) führt mehrmals im Jahr Mitarbeiterbefragungen durch, immerhin 18 % einmal jährlich.

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden befragen möchten, gehen Sie am besten strategisch vor. Die folgenden drei Steps helfen Ihnen dabei, den Prozess der Fragebogenstellung zu optimieren:

Planung und Vorbereitung

Alles beginnt mit einer guten Planung: Haben Sie innerhalb Ihres HR-Teams genügend Ressourcen oder wollen Sie die Befragung nach außen geben? Dann fragen Sie entsprechend Angebote von Dienstleistern ab.  

Bei einer internen Befragung ist es wichtig, ggf. das Ok des Betriebsrates (siehe Kasten) und des Datenschutzbeauftragten einzuholen und die Einhaltung der IT-Sicherheit und aller Datenschutzrichtlinien (DSGVO) zu gewährleisten. Achten Sie in diesem Zusammenhang darauf, dass die Anonymität gewährt ist und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden können.

Konkretisieren Sie nun das Projekt: 

• Welche Mitarbeitenden betrifft die Umfrage oder wird sie unternehmensweit durchgeführt? 

• Welchen Zeitraum umfasst die Befragung? 

• Welche Kanäle möchten Sie nutzen? 

• Zu welchen Erkenntnissen möchten Sie gelangen? 

• Brauchen Sie Support von anderen Abteilungen (z. B. IT)? 

Im Anschluss können Sie die Fragen für die Mitarbeiterbefragung erstellen. Achten Sie bei der Ausformulierung auf Folgendes: 

• Die Fragen sollten leicht verständlich sein und eine rasche, intuitive Beantwortung ermöglichen. 

• Nutzen Sie klare, eindeutige Formulierungen und neutrale Wordings, die keine Tendenz der Antwort vorgeben (keine Suggestivfragen). 

• Fragen Sie nur nach Themen, bei denen Sie Veränderungen anstoßen können – ansonsten lassen Sie den Bereich besser aus.  

• Offene Fragen regen dazu an, Wünsche und Anregungen zu äußern, während geschlossene Fragen (vorgegebene Antwortmöglichkeiten) einfacher auszuwerten sind.    

• Testen Sie Ihren Fragebogen: Schicken Sie ihn für einen Testlauf an zwei oder drei Kolleg:innen und überarbeiten Sie basierend auf deren Feedback die Fragen.  

Nutzen Sie unser Muster Mitarbeiterbefragung zum kostenlosen Download und ergänzen Sie die Fragen einfach um unternehmensspezifische Bereiche. Hier die Mitarbeiterbefragung „Zufriedenheit Vorlage“ als PDF herunterladen.

Durchführung und Auswertung

Bevor Sie die Befragung durchführen, informieren Sie alle Teilnehmenden, warum und wie sie den Fragebogen beantworten sollen. Ihre Mitarbeitenden sollten wissen, welche Ziele die Befragung hat, wann und in welcher Form sie stattfindet, wie Sie die Ergebnisse interpretieren und wie es um Datenschutz, Auswertung und Mitbestimmung steht.  

Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung oder nennen Sie eine:n Ansprechpartner:in. Überwachen Sie die Umfrage und controllen Sie die Beteiligungsquote. Informieren Sie außerdem die Geschäftsführung über Milestones.  

Ob im Online-Tool oder im Excel-Sheet: Dank digitaler Erfassung erweist sich eine Auswertung meist als recht simpel. Bereiten Sie die eingegangenen Daten auf und verknüpfen Sie sie mit Unternehmensdaten, Personalkennzahlen und Datenanalysen über People Analytics, um passende Maßnahmen abzuleiten.  

Mehr dazu erfahren Sie in unserem Beitrag „HR People Analytics: Wie wird People Analytics in der Personalabteilung eingesetzt?“.

Maßnahmen und Follow-Up

Erarbeiten Sie auf Grundlage des Feedbacks passende Maßnahmen, Ziele bzw. Veränderungsprozesse. Veröffentlichen Sie unternehmensweit die Umfrageergebnisse wie auch Ihren Aktions- bzw. Maßnahmenplan und die Folgeprozesse. Stellen Sie dabei Transparenz und eine klare Darstellung Ihrer Ziele in den Mittelpunkt. Durch diese Einbindung fühlen sich alle Beteiligten abgeholt und unterstützen bereitwilliger die anberaumten Maßnahmen.  

Überprüfen Sie zeitnah, ob Ihre Maßnahmen erfolgreich sind und passen Sie sie entsprechend an. Dazu lassen sich HR KPIs nutzen: Mit Hilfe von KPIs können Sie Ziele vorgeben und die Schritte zur Zielerreichung planen, überwachen und steuern. Mehr dazu haben wir im Beitrag „HR KPIs: Wie lassen sich Human Resource KPIs für die Personalarbeit nutzen?“ zusammengefasst.  

Wiederholen Sie die Mitarbeiterbefragung einmal jährlich, um Vergleichswerte zu erhalten. Auf Grundlage der neuen Ergebnisse lassen sich auch wieder neue Themen für Maßnahmenpläne ermitteln.

Mitarbeiterbefragungen sind für Personaler:innen ein unverzichtbares Instrument, um Einblicke in die Zufriedenheit, Motivation und Erwartungen der Belegschaft zu gewinnen. Durch sorgfältige Durchführung und Auswertung können Sie wertvolles Feedback erhalten, das zur Verbesserung der Unternehmenskultur und internen Prozesse beiträgt.  

Regelmäßige Umfragen und gezielte Maßnahmen stärken nicht nur die Bindung der Mitarbeitenden, sondern fördern auch eine positive Unternehmenskultur.

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